多くの企業では、生産管理を行う際にエクセルを活用しているケースが多く見られます。しかし、一方でエクセルには生産管理において使いにくいと感じる点も存在するのです。本記事では、生産管理をエクセルで行う際のメリットとデメリットについて詳しく解説していきます。ぜひご一読ください。
エクセルで行う生産管理のメリット
多くの企業でエクセル（Excel）を活用した生産管理が行われています。ここでは、エクセルを使うことによる主なメリットをご紹介します。慣れているため使いやすい
エクセルは多くの人にとって馴染みのあるツールであり、使い勝手がよいのが特徴です。新入社員でもグーグルスプレッドシートなど類似のツールに触れていることが多く、教育がスムーズに進みやすいです。そのため、専用の生産管理システムと比べて習得の負担が軽く、導入時の教育コストを抑えられる点が大きなメリットです。
安く導入できる
専用の生産管理システムは導入に多額の費用がかかることが一般的ですが、エクセルはすでにパソコンに標準搭載されているため、追加の導入コストがほとんどかかりません。これにより、初期投資を抑えられ、将来的なコスト予算の心配も少なくて済みます。また、エクセルでの管理をうまく活用すれば、作業効率化による人件費削減にもつながります。
マクロで高度な自由化ができてほかのツールと連携しやすい
エクセルはマクロ機能を使うことで、業務で繰り返し行う作業を自動化・簡略化できます。専門的なプログラミング知識がなくても独学で習得可能なため、幅広いユーザーに対応できます。最近では学校教育でもエクセルの授業が増えており、新入社員への指導負担も軽減されます。さらに、エクセルはほかの業務ツールやシステムとデータ連携しやすいため、複数のツールを組み合わせた効率的な運用が可能です。
エクセルによる生産管理のデメリット
エクセルには生産管理を行う上で多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。ここでは、エクセルを使った生産管理の主な課題について解説します。編集が同時にやりづらい・バージョン管理しづらい
エクセルファイルは基本的にローカル環境や共有フォルダに保存されるため、複数人が同時に編集することが困難です。例えば、現場の誰かがファイルを開いている間は、ほかの社員が編集できず作業が滞ってしまうことがあります。また、複数のユーザーでファイルを共有している場合、最新版のファイルがどれか分かりにくく、管理が煩雑になることもデメリットのひとつです。
データが大きくなると処理が重くなる
エクセルは扱うデータが増えるほど処理が遅くなり、動作が重くなる傾向があります。最初は快適に使えていても、長期間にわたり大量のデータを管理すると、ファイルの開閉や操作に時間がかかる場合があります。こうした問題に対処するために、高性能なパソコンを導入しなければならず、余計なコストが発生するリスクがあります。
属人化するおそれがある
エクセルで作成された管理表やマクロは、その作成者にしか理解できない場合が多く、ほかの社員が仕組みを把握しにくいことがあります。もし作成者が退職や長期休暇で不在になると、不具合が生じた際に対応できる人がいなくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。エクセルの属人化は、生産管理における大きなリスクのひとつといえます。
エクセル管理から脱却！専用ツールやシステムの導入で改善する方法
生産管理をより効率的に行うには、エクセルだけに頼るのではなく、専用のツールやシステムを導入する方法があります。ここでは、そうした改善策についてご紹介します。生産スケジューラによる管理
生産スケジューラは、工程計画を詳細に立案・管理するためのシステムです。複雑化する生産現場においても、きめ細かく生産計画を調整できるため、現場の効率化に役立ちます。また、信頼性の高いスケジュールを作成し、顧客に正確な納期を提案できる点も大きなメリットです。スケジュール管理も可能
専用システムでは、生産スケジュールだけでなく作業員のスケジュール管理も可能です。これにより、無駄な余剰や待ち時間を減らし、経費削減に貢献します。さらに、現場の進捗状況や担当者の予定をリアルタイムで把握できるため、管理者だけでなく作業員も効率的に業務を遂行できます。エクセル管理では物足りなさを感じた場合、こうしたシステム導入を検討する価値があります。
生産管理システムで管理
生産管理システムの導入により、誤発注や手配遅れといった人的ミスを大幅に減らし、業務効率を高めることができます。また、現場で発生する問題を即座に検知・対応できるため、品質向上にもつながります。不良品が発生しやすい工程を特定し、改善策を立てやすくなる点も生産管理システムの強みです。こうしたメリットを活かし、生産管理の高度化を図ることが可能です。
